Arbetsflöde definition – Ett arbetsflöde består av ett orkestrerat och repeterbart mönster av affärsaktiviteter som möjliggörs av systematisk organisering av resurser till processer som omvandlar material, tillhandahåller tjänster eller processinformation.

Det sista som någon behöver skulle vara en kaotisk arbetsplats som påverkar anställda och deras arbete negativt. Det är därför viktigt att de på kontoret inser när kontorsflödet behöver förändras och reagera på eller vara proaktiv när det gäller att genomföra dessa förändringar. Vi kommer att diskutera fördelarna med att förbättra ett kontors arbetsflöde och närmare bestämt hur teknik kan hjälpa detta.

Till och med i denna dag och tid är mycket arbete pappersbaserat i även de största, mest tekniskt avancerade företagen. Så om dessa stora aktörer som vi förväntar oss att vara i framkant inom tekniken fortfarande arbetar med papper, vad kan vi egentligen förvänta oss av, till exempel, lokala myndigheter som vanligtvis inte har framsyn och resurser för att bekämpa sin gemensamma fiende, ineffektivitet . Även om förbättring av arbetsflödet är avgörande för tillväxt och produktivitet, är det också att se till att verksamheten inte är bunden till föråldrade processer, t.ex. pappersbaserade processer.

En föråldrad process som verkligen inte borde vara ett alternativ för företag som regelbundet håller möten i olika rum, är rumsbokningssystem utförd av något annat än en specialiserad bokningsprogramvara. Att ha en sekreterare eller assistent som organiserar möten via telefonsamtal och skriva ner detta på papper har ingen plats i ett modernt företag där allt är så mycket mer dynamiskt och kan förändras ständigt. Idag tillåter specialiserad programvara oändliga ändringar av detaljerna i ett möte, och uppdateringarna tillämpas omedelbart för alla som är inblandade. Det finns inte längre behov av mer än minimal mänsklig inmatning, som är långsam, mindre pålitlig och bara generellt ineffektiv i jämförelse.

Några, men definitivt inte alla, fördelar med att förbättra kontorsarbetsflödet inkluderar: minska fel, minska administrativ tid, öka produktiviteten och förbättra kommunikationen. En av de mest avgörande förändringarna i inte bara affärer utan i världen var uppfinningen av Internet. Därifrån har följande snabba utveckling inom nästan alla aspekter av verksamheten och dess arbetsflöden varit otrolig. Nästan alla nuvarande förbättringar av arbetsflöden nuförtiden kommer nästan säkert att innebära användning av Internet på ett eller annat sätt. Som vi ser av skapandet av e-post har kommunikation aldrig varit enklare och de ekonomiska fördelarna överträffar överlägset kostnaderna för genomförandet.

Det är uppenbart att för att ett företag, oavsett storlek, ska vara hållbart, måste det ”hålla jämna steg med utvecklingen”. När man beslutar vilka teknologiska förbättringar som ska leda till verksamheten är det också viktigt att överväga vilka effekter som kommer att bli som helhet, särskilt på arbetsflödet. Även om viss teknik kan vara fördelaktig när man tittar på den ensam, om den inte förbättrar arbetsflödet som helhet eller är skadlig, måste den ses över eller bortses från. Det är emellertid uppenbart att ett kontor kontinuerligt bör sträva efter att förbättra sitt arbetsflöde med modern teknik för att inte släpa efter konkurrenter som har varit snabba att anpassa sig och utnyttja det som finns tillgängligt för dem..