Mötet som bara surrar förbi; mötet där alla sitter och pillar på sina smartphones; mötet som Doug från Ekonomin kapar; eller möte där nästan alla i rummet undrar samma sak: Varför är jag ens här?

 

Möten fyller ett ökande antal timmar på en arbetsdag, och ändå betraktar de flesta anställda dem som slöseri med tid. Enligt en undersökning av U.S professionals av Salary.com, rankas möten som nummer ett när det kommer till produktivitetsdräpare. (Hantera kontors politik kom på en nära andra plats, enligt den undersökningen från 2012.)

 

Men det finns sätt att hålla i effektiva möten som lämnar dina anställda att känna sig entusiastiska över sitt arbete. Här är några tips:

 

  1. Ta fram klara mål. Ett möte måste ha ett specifikt och definierat syfte. Innan du skickar en inbjudan via kalendern, fråga dig själv: Vad försöker jag åstadkomma? Vill du få folk till en förändring av management eller en förändring i strategin? Söker du input från andra på ett problem för företaget? Är du ute efter att komma fram till ett beslut om en viss fråga? Stående möten med vaga ändamål, såsom ”statusuppdateringar,” är sällan bra och slösar bara på allas tid.

 

  1. Tänk på vem du ska bjuda in. När du ringer in ett möte, ta tid att tänka på vilka som verkligen behöver vara där. Om du meddelar om en ändring, bjud in människor som påverkas av tillkännagivandet. Om du försöker lösa ett problem, bjud in personer som kommer att vara bra informationskällor för en lösning. När människor känner att det som diskuteras inte är relevant för dem, eller att de saknar kompetens eller expertis för att vara till hjälp, kommer de att dyka upp och känna att mötet bara drar ut på deras tid.

 

  1. Håll er till schemat. Skapa en agenda som lägger ut allt du planerar att täcka på mötet, tillsammans med en tidslinje som tilldelar ett visst antal minuter för varje post, och skicka runt till folk i förväg. När du är på mötet, visa en agenda på en skärm eller whiteboard så andra kan se. Detta håller folk fokuserade.

 

  1. Låt ingen ta över mötet. Ingenting får ett möte att förlora fokus snabbare än att en person talar mer än sin beskärda del. Om du märker att en person tar över samtalet, säg till. Säg, ”Vi uppskattar ditt bidrag, men nu måste vi få input från andra innan beslut fattas.” Var allmän om det. Att etablera regler tidigt kommer att skapa en ram för hur din grupp fungerar. Det är en bra idé att använda ett rumsbokningssystem för ändamålet.

 

  1. Starta i tid, slut i tid. Om du har ansvar för att driva regelbundna möten och du har ett rykte om att vara någon som startar och slutar omedelbart, kommer du att bli förvånad över hur många av dina kollegor kommer att göra allt för att delta under dina möten. Folk uppskattar det när du förstår att deras tid är värdefull. En annan anmärkning om tid: schemalägg inte något möte längre än 1 timma.