Det är 2018 och precis som de tidigare årtiondena, förändras allting runt arbetsmiljö konstant och snabbt. Bara inom ramen för några år har vi gått från whiteboards till digitala verktyg, och vi är på udden av att ha virtuell verklighet (VR) och förstärkt verklighet (AR) som en norm i vårt vardagsliv.
Möten nuförtiden, speciellt i kontorsbaserade miljöer, följer fortfarande den gamla strukturen av att mötas i ett rum där ämnen diskuteras personligen, och ledd av någon. De senaste åren har vi sett bokningssystem konferenser som tillåter dessa andra platser att delta utan att fysiskt vara där, men på det hela taget är de flesta deltagarna fysiskt på plats i samma rum.
Så hur kan teknologi implementeras idag för att förbättra vår mötesupplevelse? Det finns alltid plats för förbättring och konstanta framsteg i teknologin som kan förbättra användarupplevelsen. Se på följande förslag:
Nya system kan minska krångel i organiseringen av mötet
En stor del av en sekreterare eller personalassistents jobb var tidigare att organisera möten och ansträngningen i att planera och genomföra detta var mycket tidskrävande. Att jämföra deltagarnas ständigt föränderliga schema för att hitta lämpliga tider, samt att ta hänsyn till hur brådskande mötena var, var ingen betydelsefull uppgift.
Nuförtiden kan hårdvara såsom Pronestors bokningssystem av konferensrum lätta på bördan av att organisera möten. Inte bara kan detta bli integrerat med Microsoft Outlook eller Google Apps för att hjälpa till att skapa möten för det första, men nu kan en hel mängd information om möten visas på skärmen eller till och med på din mobiltelefon. Denna skärm är ett utmärkt tillägg för organisationer som vill förbättra sin effektivitet och minska slösad användning av resurser.
Ny teknik kan hjälpa möten att bli mer engagerade
Tänk dig till exempel en arkitektfirma; idealt skulle deras möten under ett projekt vara på plats, men realistiskt är detta inte alltid möjligt. Projekt kan vara baserade för långt bort från kontoren för att tillåta regelbundna besök, men uppkomsten av virtuell verklighet kan ändra på det. I framtiden, kan virtuell verklighet möjliggöra möten “på plats” men faktiskt avlägset. Detta kan tillåta mer effektiv användning av tid och resurser, som resulterar i bättre tillsyn och resultat för projekten.
Teknologi som ökar möjligheten och kvaliteten på bidrag och engagemang kommer alltid att vara välkommen. Medan möten gradvis kommer att flyttas från huvudsakligen fysiska typer som vi har i mötesrum, betyder inte det att diskussionsnivån och detaljer kommer att drabbas. Tvärtom kommer det sannolikt förbättras.
Det finns många fler nya tekniker som utvecklas vid skrivningstillfället, men det är viktigt att fokusera på dem som verkligen kan förbättra kvaliteten på arbetet och kommer att få en bestående inverkan. Medan syftet med möten alltid kommer att vara detsamma, kommer metoderna fortsätta att förändras i takt med tekniken, så det måste omfamnas snarare hellre än senare.
